En anteriores post hemos visto qué es una RFP y qué diferencia una RFP de una RFI o una RFQ . Hoy queremos ayudarte con un ejemplo de RFP que te puede servir como plantilla si necesitas redactar una solicitud de propuesta.
Puedes copiar y pegar este ejemplo en un word y meter la información de tu empresa.
Por favor, ten en cuenta que esto es un ejemplo de plantilla RFP que puede servirte como orientación pero no es la única manera de redactar este documento y puede no ajustarse a tus necesidades (¡aunque esperamos que sí!)
Como hemos visto en anteriores post, te recomendamos enviar un acuerdo de confidencialidad a los diferentes proveedores antes de enviar la Solicitud de Propuesta si consideras que contiene información sensible.
RFP: plantilla de ejemplo
REQUEST FOR PROPOSAL – SOLICITUD DE PROPUESTA
Nombre Empresa
Fecha de envío
0. ÍNDICE
Detallar en forma de lista y número de página qué apartados contiene el documento
- Introducción …………….…………….…………….…………….…………….……………. X
- Objetivos del proceso de contratación ………….…………….…………….… X
- Descripción de la situación actual y futura …….…………….…………….. X
- Aspectos generales …….…………….…………….…………….………………………. X
- Requerimientos y especificaciones….…………….…………….……………….. X
- Calendario …………….…………….…………….…………….…………………………….. X
1. INTRODUCCIÓN:
- Objeto comercial de (nombre empresa)
- Departamento y Personas encargadas del concurso
En este apartado, debe darse una visión general de la empresa y su actividad comercial así como del departamento y personas de contacto para el concurso.
2. OBJETIVOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN:
- Necesidades actuales
- Necesidades futuras
En este punto deben plantearse las necesidades actuales y futuras que se pretenden cubrir con el servicio del proveedor. Aquí deberemos especificar los objetivos tecnológicos y de optimización de costes que se persiguen.
3. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y FUTURA
Es muy importante describir con el máximo detalle posible la situación actual de la empresa en lo relacionado con el servicio que se va a contratar. También es necesario especificar cuáles serán las necesidades a cubrir en un futuro para asegurar que el proveedor puede cubrirlas.
En el caso de un proyecto de telecomunicaciones, es necesario analizar los datos de consumo de la empresa y evaluar los retos tecnológicos de la compañía para los próximos años y sus posibles soluciones tecnológicas.
Según la experiencia de nuestros clientes, el 90% de las empresas tienen contratados planes que no se ajustan a su consumo real. Esto es normal puesto que durante la vigencia del contrato de telecomunicaciones las tarifas de los operadores cambian y la empresa y sus necesidades evolucionan.
3.1. ELEMENTOS PREVIOS A TENER EN CUENTA
Podemos utilizar este apartado para especificar peculiaridades de la empresa en cuanto a la contratación de los servicios en concurso.
- XXXXXXX
- XXXXXXX
- XXXXXXX
- XXXXXXX
- XXXXXXX
3.2. NECESIDADES CUANTIFICADAS
En este apartado es necesario detallar los servicios que se pretenden contratar y cómo evolucionarán en los próximos años. Para ello, puede utilizarse una tabla como la que se usa a continuación.
En el caso de un proyecto de telecomunicaciones, será necesario describir: el número de líneas actuales, consumo de voz, datos, roaming, llamadas internacionales y de tarificación especial así como la previsión de en los próximos dos años para todos estos parámetros.
| Servicio | Especificaciones | Cantidad 2020 | Cantidad 2021 | Cantidad 2022 |
| Servicio 1 | Detalles del servicio | XX | XX | XX |
| Servicio 2 | Detalles del servicio | XX | XX | XX |
| Servicio 3 | Detalles del servicio | XX | XX | XX |
| Servicio 4 | Detalles del servicio | XX | XX | XX |
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. REGULACIÓN PROCESO DE CAMBIO DE PROVEEDOR
Aquí deberá describirse la fase de toma del servicio de forma detallada: cuándo y cómo queremos que se haga el cambio de proveedor resultante de este concurso.
4.2. PROCESO DE PORTABILIDAD
En el caso de un proyecto de telecomunicaciones, hay un punto crítico que es la portabilidad, si estás preparando un RFP de telecomunicaciones te recomendamos que incorpores este punto en el que deberás especificar todo lo que se deba tener en cuenta en el momento de portabilidad: qué fases tendrá, qué procedimiento y timings deberán cumplirse para el envío de SIM y equipos, etc.
4.3. SERVICIOS ASOCIADOS A LA EXPLOTACIÓN
En el caso de necesitar otros servicios asociados al principal, deben detallarse en este apartado.
5. REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES
Son los puntos que el proveedor debe de cumplir obligatoriamente (tiempo de resolución de incidencias, tiempo de entrega de mercancias, etc) y peticiones especiales del cliente como, por ejemplo, en el caso de telecomunicaciones, si necesita un número determinado de terminales, especificando modelo, capacidad, etc.
- XXXXXXX
- XXXXXXX
- XXXXXXX
- XXXXXXX
- XXXXXXX
- XXXXXXX
6. CALENDARIO PREVISTO
Es importante marcar plazos a los operadores en función de la prisa y la urgencia que se tenga aunque hay que ser razonable pues los operadores necesitan tiempo para prepararlo.
En este apartado, se podrán especificar los timings previstos para cada fase del proyecto como fechas de recepción de propuestas, reuniones presenciales, si hay opción o no a presentar una segunda propuesta retocada, fecha de decisión final, etc.
Cada RFP tendrá sus fases, lo importante es que todas queden detalladas así como las fechas límite para cada una de ellas y la persona responsable dentro de la empresa para cada fase por si hubiera dudas.
| Fase del proceso | Fecha límite | Email persona de contacto |
| Firma Acuerdo Confidencialidad | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Confirmación recepción pliegos informativos | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| 1ª ronda preguntas y respuestas | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Presentación 1ª propuesta – reunión presencial | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Periodo rectificaciones propuesta | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Presentación propuesta definitiva | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Estudio interno de las propuestas | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Comunicación proveedor seleccionado | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Firma contrato servicio | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
| Inicio de servicio | XX – XX- XX | XXXXX@XXXXX.XXX |
RFP: ¿Necesitas ayuda con la redacción y/o negociación?
Con el RFP redactado, es preciso hacerlo llegar a los operadores de telecomunicaciones. Éstos, serán los encargados de comunicar sus propuestas a tu empresa para que puedas comparar y decidir qué planes se ajustan más a tus necesidades.
Si estás preparando un RFP de telecomunicaciones, ¡podemos ayudarte! Consulta nuestro apartado RFP y ponte en contacto con nosotros si te resulta interesante.