Una Solicitud de propuesta, o RFP por sus siglas en inglés, es un documento que se elabora internamente en la empresa con el objetivo de solicitar a diferentes proveedores su mejor solución y presupuesto para cubrir unas necesidades concretas.
Es un documento que se utiliza en muchos sectores, también en el de las telecomunicaciones, donde se hace especialmente útil debido a la complejidad de los proyectos y la gran variedad de ofertas y soluciones que los operadores ofrecen.
Un buen RFP (Request for proposal) facilitará el proceso de selección de proveedor y evitará que nos dejemos partidas a presupuestar fuera de las peticiones al proveedor.
Ahora que ya sabes que es una solicitud de propuesta o RFP vamos a ver qué debe contener:
¿Qué debe contener una RFP (Request for Proposal)?
Esta es una solicitud compleja en la que es necesario detallar de forma exhaustiva tanto el punto de partida como lo que se espera conseguir, no solamente en términos económicos, sino también en características técnica, funcionales y de proyecto (calidad, seguridad, ejecución, etc.)
Si se desea, previo a enviar la RFP, puede enviarse un acuerdo de confidencialidad a firmar por los distintos proveedores que recibirán la RFP.
En el caso de una RFP para un proyecto de telecomunicaciones, la Solicitud de Propuesta debe contener, al menos:
1. INTRODUCCIÓN:
Explicación sobre la actividad comercial de la empresa y detalles de contacto de la persona que gestionará el proceso.
2. OBJETIVOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
En este punto deben plantearse las necesidades actuales y futuras que se pretenden cubrir con el servicio del proveedor. Aquí deberemos especificar los objetivos tecnológicos y de optimización de costes que se persiguen.
3. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y FUTURA
Es muy importante describir con el máximo detalle posible la situación actual de la empresa. En el caso de un proyecto de telecomunicaciones, es necesario analizar los datos de consumo de la empresa y evaluar los retos tecnológicos de la compañía para los próximos años y sus posibles soluciones tecnológicas.
Según la experiencia de nuestros clientes, el 90% de las empresas tienen contratados planes que no se ajustan a su consumo real. Esto es normal puesto que durante la vigencia del contrato de telecomunicaciones las tarifas de los operadores cambian y la empresa y sus necesidades evolucionan.
En Unique, hemos desarrollado un software de Telecom Expense Management que nos permite analizar tus últimas facturas de telecomunicaciones, con su gran volumen de datos, para detectar los patrones reales de consumo de tus empleados e incorporarlos en el RFP.
3.1. SERVICIOS DE COMUNICACIONES MÓVILES DE VOZ Y DATOS
En este apartado es necesario detallar el número de líneas actuales, consumo de voz, datos, roaming, llamadas internacionales y de tarificación especial así como la previsión de en los próximos dos años para todos estos parámetros.
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. REGULACIÓN PROCESO DE RELEVO POR CAMBIO DE OPERADOR
Aquí deberá describirse la fase de toma del servicio de forma detallada: cuándo y cómo queremos que se haga el cambio de operador resultante de este concurso.
4.2. PROCESO DE PORTABILIDAD
En este punto, deberá especificarse todo lo que se deba tener en cuenta en el momento de portabilidad: qué fases tendrá, qué procedimiento y timings deberán cumplirse para el envío de SIM y equipos, etc.
4.3. SERVICIOS ASOCIADOS A LA EXPLOTACIÓN
En el caso de necesitar otros servicios asociados al principal, deben detallarse en este apartado.
5. REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES
Son los puntos que el operador debe de cumplir obligatoriamente y peticiones especiales del cliente como, por ejemplo, si necesita un número determinado de terminales, especificando modelo, capacidad, etc.
6. CALENDARIO PREVISTO
Es importante marcar plazos a los operadores en función de la prisa y la urgencia que se tenga aunque hay que ser razonable pues los operadores necesitan tiempo para prepararlo.
En este apartado, se podrán especificar los timings previstos para cada fase del proyecto como fechas de recepción de propuestas, reuniones presenciales, si hay opción o no a presentar una segunda propuesta retocada, fecha de decisión final, etc.
Con el RFP redactado, es preciso hacerlo llegar a los operadores de telecomunicaciones. Éstos, serán los encargados de comunicar sus propuestas a la empresa para que pueda comparar y decidir qué planes se ajustan más a sus necesidades.
¿Qué ventajas tiene redactar un RFP (Request for Proposal)?
La redacción de una solicitud de propuesta o RFP completa aporta grandes ventajas a un proceso de selección de proveedor, en concreto:
- Establece una base sobre la que comparar las distintas propuestas – no solamente en términos de precio, si no también de calidad, seguridad, ejecución, etc – al pedir solución y cotización para unas necesidades reales, concretas y contrastadas internamente.
- Permite con el mismo documento pedir propuestas a muchos proveedores, haciendo el proceso más eficiente.
- Regula el proceso de selección de proveedor aportando información sobre timings, expectativas y criterios de selección.
- Hace ver a los proveedores que el proceso es competitivo y que por tanto deberán presentar su mejor y única oferta. Esto es especialmente importante en el caso de las telecomunicaciones, donde los operadores suelen presentar una primera oferta con la que después negociar.
- Aporta claridad sobre aspectos que pueden ser delicados en la ejecución de la propuesta como, por ejemplo, procesos de portabilidad (cambio de operador) en el caso de las telecomunicaciones. Adelantar esta información al proveedor ayuda a planificar mejor ese momento y evitar fallos.
¿Dudas a la hora de redactar tu RFP (Request for Proposal) para un proyecto de telecomunicaciones?
Esperamos que este post te haya servido para tener más claro qué es un RFP o solicitud de propuesta.Somos especialistas en telecomunicaciones desde hace más de 20 años y redactamos y negociamos al menos dos grandes Solicitudes de propuesta al mes, lo que nos da una visión muy amplia del mercado y los operadores. Si necesitas ayuda para redactar una Solicitud de Propuesta para las telecomunicaciones de tu empresa, contáctanos y te ayudaremos encantados.