Te mostramos cómo puedes preparar un presupuesto de telecomunicaciones para tu empresa
2018 ya está aquí y cualquier empresa, sin importar su tamaño, debería realizar una previsión de sus ingresos y gastos como parte de la planificación para el nuevo año en materia telefónica. Este ejercicio de planificación te permitirá realizar un seguimiento mensual y comprobar si se cumplen las previsiones o por el contrario es necesario tomar decisiones para corregir los desvíos. Una de las partidas que requiere de planificación, son las telecomunicaciones. Por eso, en este post te contamos cómo preparar un presupuesto anual de telecomunicaciones para tu empresa.
Presupuesto detallado de telecomunicaciones:
La preparación del presupuesto para la empresa nos permitirá establecer un objetivo de reducción de gasto realista y basado en la situación actual de la empresa. Siempre es importante acudir al consumo real de cada línea en lugar de al plan contratado puesto que una forma fácil de ahorrar es adecuar los planes al consumo real. Aprende a leer una factura
1. Base
Representa el consumo anual de todas las líneas. Para obtener este dato, es necesario conocer en primer lugar el coste neto mensual de cada línea. Es decir, el coste después de aplicar los diferentes descuentos que cada operador ofrece en sus contratos. Para ello deberás reconocerlos en tu factura. Más información sobre cómo leer una factura. Una vez hayamos obtenido el coste neto mensual de cada línea, sólo habrá que sumarlas para conocer el consumo anual de la compañía.
2. Previsión de las líneas contratadas:
Para estimar el presupuesto detallado necesitamos conocer con exactitud la previsión de líneas que tendremos contratadas de cara al nuevo año. Para ello, conviene tener en cuenta aspectos como:
a) Número de empleados: un aumento o disminución del número de empleados en plantilla podría implicar una variación en el número de líneas contratadas. Es necesario conocer con la mayor exactitud posible las altas y bajas que habrá en la plantilla para el próximo año.
b) Necesidades tecnológicas: el crecimiento de dispositivos interconectados en las empresas, hace necesario plantearse nuevas necesidades para una misma línea. En algunos casos son los propios empleados los que cuentan con varios dispositivos, pero también son las compañías las que operan con máquinas interconectadas que requieren de una línea de telecomunicaciones.
c) Cancelación de líneas: al igual que es importante prever las nuevas necesidades tecnológicas, también hay que considerar aquellas líneas que ya no se vayan a utilizar y por tanto sea imprescindible su cancelación.
3. Situaciones excepcionales:
Conviene identificar aquellas necesidades que puedan derivarse de situaciones excepcionales como:
a) Expansión de negocio más allá de las fronteras de la UE: este hecho implicaría analizar los posibles costes de Roaming para las líneas afectadas.
b) Posibles viajes no regulares: si tu compañía opera en países que no pertenecen a la UE y por lo tanto tu equipo realiza viajes a estos países, deberás prever la frecuencia de dichos viajes y conocer las tarifas de Roaming de los países de destino.
4. Vencimiento contrato:
Es importante saber en qué mes vence el contrato de tu compañía con el operador, ya que se puede obtener un ahorro de al menos un 15-20% del gasto de tu tarifa mensual a partir de la fecha del vencimiento. ¿Cómo? Abriendo un concurso 3 meses antes del vencimiento de tu contrato. (explicamos cómo hacerlo en los siguientes posts).
5. Estimación total del presupuesto:
Una vez conozcamos el número de líneas adicionales con su consumo estimado, habrá que sumar dichos consumos al coste anual neto que hemos obtenido en la base. De este modo podremos saber cuál es el presupuesto que necesitamos destinar para nuestras telecomunicaciones de cara al nuevo año.
Como hemos contado anteriormente, en ocasiones no es tan sencillo identificar los costes reales por línea, ya que no suelen coincidir con el plan de precios que tenemos contratado.
En Unique queremos ofrecerte la mejor solución para que puedas estimar correctamente el gasto en telecomunicaciones de tu compañía. Contáctanos en empezamos@esunique.com y empieza a pensar en el ahorro de tu empresa para el nuevo año.