La sociedad actual, así como el mundo empresarial que nos rodea, exigen una comunicación y conectividad instantánea y fluida.

Además, la tecnología avanza de manera rápida y es importante que las empresas se mantengan al día en las innovaciones en telecomunicaciones empresariales.

En ocasiones, esto nos lleva a grandes gastos que afectan al presupuesto anual de la empresa.

Pero, quedarse parado conlleva un gran perjuicio económico para la empresa, ya que se va perdiendo poco a poco eficiencia y, con toda probabilidad, en no mucho tiempo se acabaría quedando atrás con respecto al resto de empresas y negocios.

Lograr el equilibrio perfecto entre una comunicación empresarial eficiente y moderna y unos costos ajustados y sostenibles es (o debería ser) el objetivo de todas las empresas.

Descubre en qué aspectos centrar tus esfuerzos para que esta partida de tu presupuesto no se convierta en un problema ni se resienta la eficiencia operativa de tu negocio.

Te contamos cómo conseguir un ahorro en servicios de telecomunicaciones mediante una gestión eficiente.

Analiza el gasto promedio en telecomunicaciones 

Es importante que te pares a conocer cuál es el gasto real de la empresa en telecomunicaciones para después poder buscar la reducción de gastos.

Es fácil dejarse llevar por la inercia, debido a que son servicios indispensables, y llegar a darnos cuenta de que se han convertido en un lastre para nuestro presupuesto mensual.

Debes tener en cuenta todo: planes de telefonía móvil, dispositivos, internet, llamadas, conferencias, mensajería…

Es hora de analizar tus facturas.

Solo conociendo a la perfección qué cantidad gastas actualmente y en qué lo gastas, podrás saber cuánto afecta a tu presupuesto, identificar formas de ahorrar e incluso utilizar los recursos de manera más estratégica.

Evalúa los servicios actuales 

Ahora que ya sabes cuánto gastas, es el momento de conocer con claridad qué servicios tienes contratados.

Es fácil que te des cuenta de que tu contrato actual no cubre tus necesidades, ahí sabrás que es el momento de realizar una reevaluación de contratos.

Algunos pasos que puedes dar para llegar a conocer a la perfección los servicios contratados son:

  • Realiza un análisis detallado de los servicios de telecomunicaciones actuales de la empresa: -h3

Es importante examinar de forma minuciosa cada detalle de los servicios contratados (aunque suponga armarse de paciencia), así podrás averiguar dónde estás gastando demasiado o a qué partidas no les estás sacando partido.

También podrás conocer si los servicios actuales cubren las necesidades de la empresa o si hay que buscar alternativas que se ajusten mejor al equipo y su forma de trabajar.

Tu objetivo no es solo reducir costes, sino asegurarte de que tengas contratado lo que realmente necesitas.

  • Identifica los servicios redundantes, subutilizados o innecesarios: -h3

Saber identificar si tenemos servicios duplicados, mal usados o incluso prescindibles es una habilidad crucial a desarrollar en la empresa.

Este es un factor vital a la hora de conseguir un costo ajustado en telecomunicaciones.

Es probable que descubras que tienes contratado más de lo que realmente necesitas o que podrías sacarle más partido.

Presta atención a aspectos como:

  • Líneas telefónicas que no se usan.
  • Planes de datos demasiado grandes para las necesidades reales.
  • Velocidad de fibra óptica con posibilidad de reducción sin que afecte a las tareas diarias.

Estos son solo algunos ejemplos de situaciones que debes aprender a localizar.

De esta forma podrás optimizar los gastos aliviando el presupuesto empresarial, pero sin perder calidad de comunicación.

Tal vez descubras que puedes enfocar tus recursos de mejor forma, quizá realizando una actualización tecnológica si es necesario.

Negocia con proveedores 

Es importante que te prepares bien para negociar con tus proveedores en telecomunicaciones y así conseguir un contrato competitivo que se ajuste a tus necesidades reales.

Es mejor acudir a la negociación bien informado y teniendo bien claro qué buscas, para así evitar volver a caer en contratos estándar que no sean del todo eficientes y ajustados a tu negocio.

Como principales consejos te recomendamos:

  • Preparar un análisis de tus necesidades en telecomunicaciones corporativas.
  • Investigar a los proveedores actuales y a los potenciales.
  • Ser proactivo y transparente, planteando dudas y proponiendo paquetes personalizados, pero también siendo flexible.

Para saber cómo negociar con tus proveedores en telecomunicaciones , no te pierdas el post donde nos adentramos a fondo en este tema.

Implementa medidas de ahorro 

Existen diversas acciones que puedes empezar a aplicar en tu empresa sin que se pierda eficiencia en las áreas de comunicación externa e interna del equipo.

Algunas de ellas son:

  • Estrategias para reducir el consumo de móviles y minutos: puedes fomentar el uso de mensajería o el correo electrónico para reducir el número de llamadas y minutos. También puedes utilizar herramientas de gestión de proyectos (con esta opción, además de ahorrar en costos, también centralizarás la información, ganando en eficiencia).
  • Uso de tecnología VoIP y servicios en la nube: las conferencias a través de una red de datos reduce los costos en llamadas de larga distancia, además, las conferencias en la nube permiten realizar reuniones por videollamada con varias personas, compartiendo archivos, en tiempo real y sin una gran infraestructura.
  • Establecer políticas internas de uso responsables: ayudarán a tus empleados a saber cómo ajustar sus dispositivos, cómo utilizar los diferentes recursos de telecomunicaciones y a tener unas pautas claras sobre su uso. De esta forma mejorarás la productividad, con unas comunicaciones empresariales efectivas, y evitarás un uso excesivo que se convierta en un perjuicio para el presupuesto. Es sorprendente ver como muchas veces el mal uso de los recursos de telecomunicaciones viene por un desconocimiento por parte del equipo.

Te recomendamos abrir la mente a nuevas formas de trabajar y comunicarse sin tener miedo a salir de tu zona de confort.

Así, tu empresa estará siempre lista para crecer y abrazar las tecnologías más innovadoras y competitivas.

Realiza un seguimiento y evaluación constante 

De poco servirán todas estas medidas si luego no compruebas que se estén cumpliendo y estén reportando un ahorro real a la empresa.

Para tener unos servicios de comunicación rentables y un ahorro a largo plazo en telecomunicaciones, es importante monitorear regularmente los costos y también sus patrones de uso.

Al realizar un seguimiento de la facturación y los patrones de uso podrás localizar las áreas que precisan mejoras, así como tomar decisiones sobre diferentes estrategias para un uso más eficiente.

Consejo 💡:

Es recomendable establecer unos calendarios de revisión para que las tareas diarias no te impidan llevar un correcto control. Este calendario te indicará cuándo es el momento de evaluar tus telecomunicaciones empresariales.

Es vital que todo este esfuerzo se traduzca en realizar los ajustes necesarios, si los hay.

Quizá las necesidades de comunicación han variado o han aparecido nuevas tecnologías o posibilidades de ahorro, de ser así, es el momento de ser flexible y tomar decisiones rápidas.

Podrás buscar medidas resolutivas en caso de detectar problemas, o aplicar posibles mejoras mediante una actualización de los equipos de comunicación o al conseguir una infraestructura de red actualizada.

Todo esto te ayudará a mantener la competitividad de la empresa sin que ello conlleve un gasto excesivo y a evitar la subutilización de recursos.

En definitiva, podrás llegar a mantener una gestión eficiente en telecomunicaciones.

Recuerda 👇🏻:

Monitorear los resultados es tan importante como aplicar las estrategias. De nada servirá todo el trabajo anterior si no compruebas que funciona y ejecutas los cambios necesarios.

Conclusiones 

Mantener una gestión continua y proactiva de los gastos en telecomunicaciones empresariales redundará en una comunicación eficiente y rápida, pero ajustada a las necesidades reales del negocio, así como a aprovechar al máximo los recursos, ahorrando a corto y largo plazo.

Supone dedicación y esfuerzo analizar y evaluar los patrones de uso de la empresa, así como buscar la mejor alternativa entre los diferentes proveedores de servicios de telecomunicaciones.

Además, aplicar estrategias y pautas de ahorro puede parecer difícil, pero sin duda vale la pena.

Te invitamos a que apliques estos consejos y estrategias en tu empresa y realices una mejora de tu conectividad empresarial a la vez que reduces tus facturas en telecomunicaciones.

Estamos seguros de que con estas pautas lograrás una reducción de gastos en comunicaciones y podrás sacar mucho partido a la optimización de tus recursos de comunicación.

En Unique podemos ayudarte a conseguir el contrato de telecomunicaciones más competitivo del mercado, siempre ajustado a las necesidades reales de tu empresa y buscando un ahorro mensual y a largo plazo.

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