Muchas decisiones que tomas a diario en tu empresa tienen, casi sin darte cuenta, un impacto positivo o negativo en su funcionamiento y crecimiento.

Este es el caso de la telefonía. 

Seleccionar un servicio de telefonía adecuado para tu empresa puede lograr que tengas una gran eficiencia operativa, con una rápida comunicación interna y externa que favorezca la efectividad del equipo. Pero también puede conseguir todo lo contrario. 

Además, puede llegar a influir (y mucho) en la reputación de la empresa.

En 2023, implementar tecnologías eficientes e innovadoras, así como herramientas eficaces que mejoren la comunicación y productividad de la compañía, es esencial, sea cual sea el tamaño de la misma.

La rentabilidad, el crecimiento y la imagen que la empresa proyecte al exterior está en juego, por lo que no es una decisión que se deba tomar a la ligera.

A continuación, te contaremos 10 factores que te ayudarán a tomar una decisión informada y así lograr seleccionar al mejor proveedor posible, que se adapte a tus necesidades y te garantice un servicio de calidad. 

También te diremos qué errores evitar durante la elección de tu operador de telefonía.

De esta forma, no cargarás con costos excesivos, problemas de seguridad, limitaciones en el crecimiento del negocio, etc.

10 factores a pensar antes de elegir tu proveedor de telefonía para empresas 

  • Características y funcionalidades 

Es importante que te asegures de que el sistema de telefonía se adapta a las necesidades reales de tu empresa, solo así tendrás siempre una comunicación eficiente y unas tarifas adecuadas (ni te pasarás ni te quedarás corto).

Existen muchas funciones y tecnologías que te ayudarán a que la comunicación externa e interna de la empresa sea fluida y efectiva, por ejemplo:

  • Extensiones de marcación directa: cada empleado tendrá un número de extensión que facilite la comunicación entre los miembros del equipo.
  • Transferencia rápida de llamadas: poder traspasar llamadas entre los diferentes departamentos del quipo de forma fluida es crucial para aumentar la eficiencia y la buena imagen ante los clientes.
  • Menú de bienvenida personalizado: favorece la experiencia del usuario y da una imagen de profesionalidad y organización, lo que en la actualidad es muy importante. 
  • Conectividad móvil: que los empleados puedan recibir y hacer llamadas fuera de la oficina agilizará la comunicación, organización y eficiencia del equipo.
  • Registro y análisis de llamadas: posibilita la evaluación de la duración de las llamadas, tiempos de espera y otros datos que te permitirán mejorar la experiencia de usuario y el servicio de atención al cliente. Solo con un buen análisis es posible mejorar el funcionamiento de una empresa.
  • Cobertura y calidad 

Es vital conocer el alcance de la cobertura y la conectividad del operador, sobre todo en el caso de la telefonía móvil.

Encontrarnos sin servicio daría muy mala imagen ante los clientes, además de retrasar el trabajo y afectar a la rentabilidad de la empresa.

Asegúrate de que los proveedores tienen una buena infraestructura de red y de que utilice la última tecnología (en la actualidad, 5G).

  • Tarifa  

La telefonía de la empresa puede llegar a tener un impacto relevante en los costes del negocio

Elegir un proveedor eficiente y que cubra las necesidades reales de la empresa, pero con una tarifa de instalación y servicio ajustada, ayudará a reducir sustancialmente el gasto anual.

Para ello, es importante comparar opciones entre los diferentes operadores y buscar el equilibrio entre calidad y precio.

Es importante no dejarse llevar por ofertas excesivamente atractivas, ya que suelen ir acompañadas de un servicio inadecuado para el buen funcionamiento de una empresa.

  • Soporte técnico y atención al cliente 

Este aspecto puede ser una auténtica bendición o una maldición para tu empresa. 

Que el operador pueda resolver las incidencias de manera rápida y eficaz debe ser un factor clave en el proceso de selección.

Un servicio al cliente y, sobre todo, técnico deficiente puede llegar a paralizar la infraestructura de tu empresa en caso de una caída del servicio de internet y/o de llamadas.                                                                                  

  • Escalabilidad  

Estamos seguros de que el mayor objetivo de tu empresa es crecer.

Debes asegurarte de que el nuevo proveedor de telefonía pueda adaptarse al futuro crecimiento del negocio.

¿Será posible aumentar el número de líneas sin complicaciones? 

¿Qué coste tendrá para la empresa?

Estas son solo algunas de las preguntas a las que debes dar respuesta antes de contratar un proveedor de telefonía.

  • Integración con otros sistemas

Es posible que trabajes con alguna herramienta de gestión o colaboración, como un CRM, y es importante que tu nuevo operador sea compatible con este sistema. Así, podrás mejorar la gestión y la eficiencia de las comunicaciones. 

  • Opiniones de terceros  

Empápate de las opiniones de otros usuarios, sobre todo de otras empresas. 

Te servirán para conocer los puntos fuertes y débiles de cada operador y saber a qué te expones.

  • Seguridad 

¿El nuevo operador podrá proteger tus datos?

Este es un factor importante a tener en cuenta para evitar filtraciones de información y la privacidad de las llamadas.

  • Ventajas exclusivas

Muchos operadores se diferencian de la competencia ofreciendo ventajas exclusivas como servicios premium, contenidos exclusivos, plataformas, servicios de seguridad, etc.

En la actualidad, empiezan a ofrecer la atención al cliente preferente, donde podrás disfrutar de acceso prioritario al soporte técnico. 

Este tipo de ventajas son un punto a favor a tener en cuenta a la hora de decantarse por uno u otro proveedor de telefonía, aunque es importante que nunca les des más importancia que a la calidad de cobertura y soporte técnico.

  • Fidelización y programas de bonificación 

Algunos operadores premian la fidelidad de sus clientes. 

En ocasiones estos sistemas de fidelización son útiles para las empresas, ya que les aportan:

  • Descuentos en la factura mensual.
  • Minutos o GB adicionales gratuitos.
  • Puntos para canjear por terminales u otros productos.

De esta forma, los operadores evitan que las empresas cambien de proveedor de telefonía y favorecen el boca a boca para atraer nuevos clientes.

Estos son los principales factores que debes analizar antes de decidir cuál será el nuevo proveedor para las telecomunicaciones de tu negocio, pero también hay ciertos fallos que muchas empresas cometen durante la selección.

Te contamos los principales para que la tuya no sea una de ellas:

Errores a evitar al seleccionar un operador de telefonía para tu empresa 

  1. No evaluar las necesidades reales de tu empresa: solo conociendo a la perfección las necesidades actuales y futuras de tu equipo, podrás contratar justo y solo lo que necesitas. En muchas ocasiones se contratan servicios innecesarios o las prestaciones se quedan cortas, lo que afectaría al buen funcionamiento de la empresa.
  2. No comparar entre diferentes opciones: sin esta labor de investigación será más difícil que consigas contratar la mejor opción calidad-precio. Un estudio RFP te ayudará en esta labor.
  3. Ignorar las opiniones de otros usuarios: las reseñas de otros clientes son una gran fuente de información que te dirá mucho sobre la calidad del servicio y atención al cliente de los operadores.
  4. Guiarse solo por el precio: no vamos a negar que es un factor importante, pero no debería ser el único. Un operador muy barato, pero con un servicio deficiente, puede costar mucho más caro a tu empresa que contratar otro con un precio inicial algo mayor.
  5. No pensar en las necesidades futuras: tener en cuenta el posible crecimiento de la empresa, y observar si el operador tiene disponible las tecnologías más innovadoras del momento, te ayudará a que tu compañía esté actualizada en todo momento.
  6. No negociar: quedarse con la primera oferta no es buena idea. Negociar y pedir propuestas personalizadas te ayudará a tener un contrato que se ajuste a tus necesidades reales y que sea más competitivo

Conclusiones 

La elección del proveedor de telecomunicaciones de la empresa es una decisión que no debemos procrastinar ni tomar a la ligera.

De ella depende la buena comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa, así como dar una imagen profesional y un buen servicio de atención al cliente.

Además, la telefonía es una partida importante del presupuesto mensual de la empresa, por lo que una buena elección puede ayudar mucho a reducir costes.

En Unique podemos ayudarte a encontrar el mejor operador y la mejor oferta para tu empresa. 

Con nuestro servicio RFP en telefonía de empresa, conocerás las necesidades reales de tu empresa, recibirás ofertas personalizadas de los mejores operadores y podrás comparar entre ellos de forma sencilla. 

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